用好VBA——Office变身瑞士军刀

前面的文章中介绍过，Office比WPS强大的原因之一，就是它有VBA支持。VBA如同一把多功能的瑞士军刀，可以为Office补充各种我们需要的功能，为日常的使用带来更多便利。下面就为大家介绍几例，希望大家能举一反三。

Word变身贴心提醒器

现在大家的工作和学习节奏都很快，工作一忙起来就忘这忘那。对于一些重要的日子（如MM的生日、自考日、情人节等），很有必要对自己进行提醒。利用我们常用的Word即可打造一个贴心的提醒器。

提醒器的操作需要借助VBA脚本实现，由于Word 2013默认并没有显示VBA工具，所以要点击“文件”菜单，接着在打开的Word边栏上点击“设置/自定义功能区”，打开自定义功能区设置页面，向下拖动滚动条，找到“开发工具”，勾选“开发工具”，将其添加到菜单栏上（图1）。

图1 添加开发工具到菜单栏

接着新建一个空白文档，切换到“开发工具”，点击“宏→新建”，新建一个宏，然后在宏里输入下列的代码（图2，斜杠后为注释内容无需输入）：

图2 在宏中输入VBA代码

Sub Autoexec()

If Month(Now()) = 10 And Day(Now()) = 21 Then //表示指定日期10月21号执行

MsgBox "主人，记住明天要参加自考，请提前做好准备哦" //弹出提醒对话框内容，请自行设置

End if

End Sub

保存后继续点击“开发工具→宏安全性”，将其设置为“启用所有宏”，这样只要到了10月21号，当打开Word开始办公时，就会自动弹出提示框，提醒我们应该做好准备参加自考（图3）。

图3 VBA提示框

阅后即焚的Excel工作薄

对于重要的文档，我们经常可以在电影电视上看到有阅后即焚的自毁功能。其实这些看似神奇的高科技功能，借助Excel的VBA脚本同样可以实现。比如我们可以制作一个仅能打开2次的XLS文档。

启动Excel后，同上添加开发工具栏，然后制作一个需要阅后即焚的重要文档。接着选中任意一个空白单元格右击选择“定义”，在打开的窗口中将其名称定义为“opentimes”，引用位置设置为“=0”，作为初始打开的计数依据（图4）。

图4 设置定义参数

接着点击“开发工具→宏”，新建一个名为“cfan”的宏，宏的位置位于当前工作簿，使得这个宏只在当前工作薄生效（图5）。按提示在打开的窗口中输入相应的代码（图6）。

图5 在当前工作薄建立宏

图6 输入自焚代码

这段代码中，以下部分用来计数，其中“If Otime > 2”表示，如果文档被打开过2次后，即启动自毁程序。具体文档可打开的次数，可以自行设置。如果打开的文档次数不足2，则进行计数累加。

Dim Otime As Integer

Otime = Evaluate(ThisWorkbook.Names("opentimes").RefersTo)

Otime = Otime + 1

If Otime > 2 Then

Call 启动自毁

Else

ThisWorkbook.Names("opentimes").RefersTo = Otime

ThisWorkbook.Save

End If

所谓的自毁程序，其实也非常简单，只有几行代码，执行删除操作。

Sub 启动自毁()

With ThisWorkbook

.Saved = True

.ChangeFileAccess xlReadOnly

Kill .FullName

.Close

End With

End Sub

点击保存并退出VBA窗口，然后将文件另存，在保存窗口的保存类型中选择“Ecxel启用宏的工作薄”。这样当用户打开该文档时就会自动运行上述设置的宏（图7）。

图7保存为Ecxel启用宏的工作薄

用户首次打开该文档后，按下Ctrl+F3键可以看到打开次数变为1，因为文档只允许用户打开1次，这样用户试图再次打开该文档时，运行的宏就会自动调用自毁程序，将当前文档彻底删除，并且还无法从回收站恢复，有效保护重要文档的安全（图8）。

图8 每打开一次文档就会自动计数

当然，除了使用定义来读取打开次数外，使用文档属性值、日期设置（在指定日期前自毁）、文件路径、计算机名（如果不是本机打开则自毁）等参数设置更多的自毁设置。具体操作可以参考VBA其他函数进行设置即可。

小提示：

VBA脚本还有更多神奇的功效，比如有的网友利用Excel自制赛车游戏，有的则制作出聊天工具，高手们甚至将Excel打造为家居装修的利器，大家可以到Excel论坛去下载VBA脚本实现更多的功能。